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Fördermittel für Entsendungen beantragen

Bundesmittelantrag stellen und Mittel abrufen

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zur Beantragung und Auszahlung der Fördermittel für weltwärts-Entsendungen.

Bundesmittelantrag stellen

Fördermittel werden mit dem "Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung im Rahmen des entwicklungspolitischen Freiwilligenprogramms weltwärts" oder kurz „Bundesmittelantrag“ beantragt. Dabei beantragen Sie die finanzielle Förderung für alle Freiwilligen, die Sie im nächsten Jahr entsenden möchten. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch keine Freiwilligen ausgewählt haben. Im Bundesmittelantrag geben Sie lediglich die Anzahl der geplanten Entsendungen und die Summe der geplanten Einsatzmonate an. Hinzu kommen Angaben zur Kostenkalkulation und der Höhe der beantragten BMZ-Förderung.

Das BMZ fördert maximal 75 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. Mindestens 25 Prozent muss die Entsendeorganisation selbst erbringen. Das BMZ übernimmt pro Einsatzmonat maximal 620 Euro für die fachlich-pädagogische Begleitung und die Durchführung. Die 620 Euro können frei auf die Positionen 1 und 2 verteilt werden.

Die Kosten für die Gesundheitsvorsorge der Freiwilligen (wie zum Beispiel der Krankenversicherung) werden zusätzlich gefördert. Diese Kosten können mit bis zu 100 Prozent gefördert werden. Jedoch darf die Gesamtförderung 75 Prozent nicht übersteigen. In begründeten Fällen kann eine zusätzliche Förderung zur Gewährleistung sozialer Teilhabe, insbesondere für Freiwillige mit Behinderung, in Höhe von bis zu 600 Euro pro Einsatzmonat zur Deckung von Mehrbedarfen bewilligt werden.

 

Wichtiger Hinweis

Die finanzielle Förderung der weltwärts-Einsätze aus Mitteln des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) kann in jedem Jahr mit Frist bis zum 30.09. für das jeweils nächste Jahr beantragt werden.

Zur Deckung des Eigenanteils können Entsendeorganisationen Drittmittel einsetzen, sofern es sich dabei nicht um Bundesmittel handelt.

Die Obergrenze für die Spendenakquise durch Freiwillige wurde auf 25 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben festgesetzt. Das Einwerben von Spenden oder einer bestimmten Spendensumme darf nach wie vor jedoch ausdrücklich keine Bedingung für die Teilnahme an einem Freiwilligendienst sein. Mit dem weltwärts-Programm sollen auch junge Menschen aus sozio-ökonomisch schwachen Verhältnissen erreicht werden. Das Einwerben von Spenden durch Freiwillige darf nur auf freiwilliger Basis geschehen.  Eine Spendenverpflichtung und auch jegliche Form von Druck stellen einen Verstoß gegen die Förderleitlinie des weltwärts-Programms dar.

Da die meisten Freiwilligendienste über einen Jahreswechsel hinweg verlaufen, die Haushaltsplanung des Bundes jedoch jährlich verläuft, müssen Sie die beantragte Förderung auf die Haushaltsjahre aufteilen.

Planen Sie zum Beispiel für Sommer 2017 zehn Freiwillige für jeweils zwölf Monate zu entsenden, müssen Sie dafür bis zu 30.09.2016 einen Bundesmittelantrag stellen. Darin beantragen Sie zehn Freiwillige und 120 Monate. Anschließend kalkulieren Sie die Kosten und teilen diese auf die Ausgabenpositionen „Fachlich-pädagogische Begleitung“, „Durchführungskosten“ und Gesundheitsvorsorge“ auf. Unter Einnahmen geben Sie die Höhe Ihres möglichen Eigenanteils an. Zur Aufteilung der beantragten Zuwendung des BMZ auf die Haushaltsjahre überlegen Sie bitte genau, welche Kosten wann anfallen werden. Eine spätere Umverteilung ist in der Regel nicht möglich.

Nach Bewilligung des Bundesmittelantrags durch das BMZ erhalten Sie einen Weiterleitungsvertrag von ENGAGEMENT GLOBAL. Diesen senden Sie unterschrieben zurück. Wichtig: Erst nach der Unterzeichnung des Weiterleitungsvertrages dürfen Kosten entstehen.

Mittel anfordern

Nach der Bewilligung des Bundesmittelantrags können Sie die Mittel mit dem Formular "Mittelanforderung" bei der Koordinierungsstelle weltwärts für die in einem Zeitraum von sechs Wochen anfallenden Kosten abrufen. Die Verausgabungsfrist in den Partnerländern beträgt davon abweichend vier Monate.

Entsprechend den allgemeinen zuwendungsrechtlichen Vorschriften erfolgt der Abruf der Mittel in einem anteiligen Verhältnis von jeweils bis zu höchstens 75 Prozent Zuwendungsmittel und 25 Prozent Eigenanteil der Entsendeorganisation.

Namensliste einreichen

Bis spätestens acht Wochen vor der Ausreise der Freiwilligen müssen Sie der Koordinierungsstelle weltwärts die Namen und Daten der Freiwilligen mitteilen, für die Sie Bundesmittel zugesagt bekommen haben. Dazu gehören die Heimadresse, das Geburtsdatum sowie die Einsatzzeit und die Zuordnung auf einen registrierten weltwärts-Einsatzplatz. Nutzen Sie hierzu bitten das Formular Namensliste.

Wichtiger Hinweis

Sollten sich vor Ausreise Änderungen gegenüber der Namensliste ergeben, so teilen Sie der Koordinierungsstelle weltwärts diese Änderungen bitte mit der Zusendung einer neuen Namensliste mit. Senden Sie in diesem Fall bitte nur die Änderungen/Ergänzungen/Korrekturen und nicht die Daten derjenigen Freiwilligen, bei denen es keine Änderungen gibt. Dies ermöglicht uns eine deutlich schnellere Bearbeitung und vermeidet Dubletten in den Besetzungslisten. Für die Meldung von Änderungen nach der Ausreise nutzen Sie bitte das Formular "Mitteilung zu Storno/Abbruch/Verlängerung oder Projektwechsel eines/einer Freiwilligen".

Daten in die Namensliste importieren

Sie haben die Möglichkeit, von Ihnen generierte XML-Daten in das Formular-Namensliste zu importieren. Die Generierung von XML-Daten bietet sich für größere Organisationen an, die selbst eine Datenbank mit den Ausreisedaten ihrer Freiwilligen pflegen. Sollten Sie Microsoft Excel (ab Version 2007) benutzen, ist auch die Umwandlung von Excel-Dateien in das XML-Format des Formulars möglich. Benutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen (mit der Excel-Version 2003 oder kleiner lassen sich aus dieser Datei keine XML-Daten generieren):

Um die Excel-Vorlage als XML-Datei abzuspeichern, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den blauen Tabellenbereich und wählen Sie XML - Exportieren. Anschließend müssen die Daten in das PDF-Formular importiert werden. Dazu können Sie das Formular-Schaltfläche „Datenimport“ nutzen. In dem sich öffnenden Dialogfeld muss dafür die zuvor erstellte XML-Datei aufgerufen werden. Die Daten der Freiwilligen sollten nun im Formular erscheinen. Nach der Ergänzung der Kopfdaten können Sie die Namensliste über die Formular-Schaltfläche „Per E-Mail senden“ an die Koordinierungsstelle weltwärts senden.

Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungstelle weltwärts eine Beratung, die über die angebotenen Informationen und Dateien hinausgeht, aus Kapazitätsgründen nicht leisten kann.